Как оформить трудовую книжку



После введения персонифицированного учета стали появляться мнения о нецелесообразности ведения такого документа как трудовая книжка. Тем не менее она продолжает оставаться основным документом для подтверждения трудовой деятельности и трудового стажа сотрудника.

Если в крупных предприятиях учетом кадров занимается целый отдел кадров, то в малом бизнесе эти обязанности, как правило, возложены на бухгалтера или секретаря. Цель этой статьи — помочь данной категории разобраться с правилами заполнения трудовых книжек.

ведение и оформление трудовых книжек

Общие правила заполнения трудовой книжки.

Все действия, связанные с ведением, заполнением трудовых книжек и их учетом регламентируются Правилами утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 и Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69. Основные требования сводятся к следующему:

  • Вносить записи в трудовые и заводить новые обязаны как работодатели — юридические лица, так и работодатели — индивидуальные предприниматели.
  • Все записи должны вноситься не позднее пяти рабочих дней, новая трудовая книжка заводится в недельный срок.
  • Любые сокращения в трудовой книжке запрещены.
  • Записи вносятся только чернилами определенных цветов (фиолетовый, синий и черный). Чернила должны быть свето- и водоустойчивыми.
  • Все даты, вносимые в разделы, обозначаются только арабскими цифрами, для даты и месяца предусмотрено по два знака, для года — четыре знака. Прописью вносится только месяц заполнения книжки при оформлении титульного листа.
  • Исправления неправильных записей в виде перечеркивания и прочих способов запрещены. Методика исправления ошибок описывается в пункте 3.3

Разделы трудовой книжки

Трудовая книга состоит из титульного листа и двух разделов. В первый раздел вносятся сведения о приеме, увольнениях, переводе на другую должность, присвоении квалификации и освоении новой профессии. Также здесь могут быть данные о работе по совместительству. Запись вносится по месту основной работы. Основанием служит просьба сотрудника и соответствующие подтверждающие документы.

Второй раздел предназначен для сведений о наградах и поощрениях. Здесь оформляются записи о государственных наградах, нагрудных знаках, почетных грамотах и премиях соответствующих этим наградам. В графе третьей указывается кто награждает, за что и сама награда. Ежемесячные или ежеквартальные премии, которые выплачиваются на регулярной основе или предусматриваются системой оплаты труда сюда не вносятся.

Что такое электронная подпись, где её получить. Электронная подпись для физических лиц, для участия в госзакупках и тендерах.

Пошаговая инструкция заполнения

При оформлении сотрудника, для которого это место работы является основным, работодатель обязан взять предъявленную трудовую книжку на хранение. Прием книжки фиксируется в Книге учета движений трудовых книжек. Если лицо устраивается на работу впервые, то работодатель должен завести на него трудовую книжку в недельный срок. Бланк трудовой предоставляется работодателем. Стоимость бланка возмещается из заработной платы сотрудника.

Проверка или оформление титульного листа

Записи титульного листа вносятся в присутствии сотрудника.

Титульный лист заполняется только на основании предоставленных удостоверяющих личность документов и об образовании сотрудника. Имя и отчество пишутся полностью, использование инициалов категорически запрещено. Арабскими цифрами заполняется дата рождения.

Если у сотрудника изменилась фамилия, то старая зачеркивается одной линией, а на свободном месте (справа от старой или над ней) указывается новая фамилия. На оборотной стороне обложки трудовой делается запись:

«Фамилия __________________ изменена на фамилию _________ »

(с указанием причины и реквизитов документа-основания). Аналогично вносятся изменения в строки со второй по четвертую.

Титульный лист трудовой книжки

Специальность вписывается в соответствии с указанной в документе об образовании. Если на момент приема на работу сотрудник проходит обучение в высшем учебном заведении, то в строку «Образование» вносится запись «незаконченное высшее» на основании справки, выданной учебным заведением. При изменении уровня образования данные в эту строку добавляются через запятую, зачеркивать предыдущее не следует. Ссылка на документ об образовании не требуется.

Дата заполнения книжки не может отличаться от даты приема более чем на пять дней. Месяц заполнения указывается прописью.

Все записи титульного листа заверяются печатью предприятия и подписями работника и сотрудника отдела кадров или лица, выполняющего эти обязанности.

Возможно Вам будет интересно: образец заполнения графика отпусков.

Занесение записи при приеме на работу (при увольнении).

Перед внесением записи о приеме сотрудника в графе третьей проставляются полное и сокращенное наименование предприятия-работодателя. Обычно для этого используется специальный штамп предприятия, если такового нет, то запись вносится вручную.

Строкой ниже в графе первой проставляется порядковый номер записи, во второй графе пишется дата внесения записи. В третью графу вносится запись о приеме на работу с указанием отдела и должности. В четвертой графе указывается документ, служащий основанием для внесения записи. Наименование документа-основания пишется без сокращений, затем указывается его дата. Последним пишется номер документа.

Правила оформления трудовой книжки

Если сотрудник изъявил желание внести запись о совместительстве, то он должен предоставить справку с места работы и работодатель вносит в трудовую следующую запись.

Запись о совместительстве в трудовой книжке

При оформлении трудовой книжки в случае увольнения работника в графе третьей должна указываться причина расторжения трудового договора с указанием соответствующих пунктов и статей трудового кодекса.

Оформление трудовой при увольнении

Запись и выдача трудовой книжки осуществляется в день увольнения. Все записи, внесенные в трудовую на предприятии, заверяются печатью и подписью ответственного сотрудника. Работник должен ознакомится со всеми записями, произведенными в трудовой на данном предприятии, что подтверждается строчкой, написанной его рукой «С записями ознакомлен» и его подписью. Работник должен расписаться о получении трудовой в Книге учета движения трудовых книжек. Такое нарушение, как несвоевременная выдача трудовой влечет за собой финансовые потери для работодателя. При обращении работника в суд за каждый день задержки работодатель обязан выплатить среднедневную зарплату.

Правила исправления ошибок.

В случае обнаружения неправильной записи работодатель обязан сделать исправления. Для этого производится следующая по порядку запись. В графе третьей указывается номер ошибочной записи и признается недействительной и далее по тексту вносится правильная запись.

Исправление ошибок в трудовой книжке

Если для внесения сведений о работе не остается свободных строк, то необходимо вшить вкладыш, установленного законодателем образца, и далее все записи заносить в него. В этом случае на оборотной стороне обложки проставляется штамп «Выдан вкладыш» и далее указываются его серия и номер.

Своевременное и внимательное заполнение трудовых книжек обеспечивает работодателю спокойствие при проверках, проводимых трудовой инспекцией, а работнику гарантирует в будущем получение заработанных им пенсионных накоплений.

Комментариев: 7

  1. наталья:

    Все это конечно важно, но по-моему не актуально. Настала такая жизнь, что многие работают просто сделав ксерокопию паспорта и не более, а остальные в лучшем случае работают по трудовому договору и запись в книжке важна только при оформлении социальных выплат.

  2. Ирина:

    Данная статья очень полезна! Зачастую бывает, что работодатель допустит ошибку и потом проблемы начинаются.

  3. Сергей:

    А я думаю, что статья актуальна. Хотя бы потому, что ввиду человеческой невнимательности довольно часто в документы, в том числе и в трудовую книжку, делают записи с ошибками. В данном случае ошибочной будет и неполная запись (без номера приказа или даты, например). Так вот, при оформлении соц.выплат хозяина трудовой книжки могут отправить по работодателям исправлять допущенные ошибки в трудовой. Для того чтобы это исключить, нужно записи проверять сразу после их внесения. А эта статья помогает нам это делать. Так что спасибо за статью.

  4. Светлана:

    Спасибо, что все так подробно.Я пока сижу в декрете, но скоро буду выходить на работу, думала книжку нужно новую заводить,так как на старой фамилии она..А по поводу, что книжка сейчас не актуальна это не так,во- первых при оформлении пенсии нужна будет и при смене работы, проще показать трудовую,чем доказывать что опыт есть.

  5. Екатерина:

    Наталья, а социальными выплатами вы разве не пользуетесь? например, оформление тех же декретов. Ведь там помимо разных справок требуют копию трудовой. И если один из ваших работадателей неправильно внес запись в трудовую книжку, то соответственно могут возникнуть проблемы вплоть до уменьшения размера декретных пособий. Поэтому я считаю, что грамотное оформление трудовой книжки очень важно, и нельзя относиться к этому как к формальности.

  6. Алла:

    Лично для меня статья полезна,так как приступаю к работе в отделе кадров.А вообще в век всеобщей компьютеризации не понимаю зачем вообще нужны эти бумажные трудовые книжки.

  7. Айгуль:

    Очень полезная статья. Особенно для подростков, которые решили подработать в период летних каникул. Я в свое время этого не знала,и сейчас нашла 2 ошибки в своей трудовой книжке.
    Я работала летом с 14 лет и мне всегда заполняли трудовую книжку.Я думаю что правильное заполнение трудовой книжки надо знать как только начинаешь работать, пусть даже на не продолжительное время.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *