Табель учета рабочего времени: пример заполнения



Наличие табеля учета является обязательным для любого предприятия, а также индивидуального предпринимателя, если у него работают наемные сотрудники. Эта обязанность зафиксирована в Трудовом кодексе РФ, в статье 91.

Для кого нужен табель? В первую очередь — для бухгалтера предприятия, чтобы начислить заработную плату работникам в соответствии с фактически отработанным сотрудниками временем.

табель учёта рабочего времени

Для чего нужен табель учета рабочего времени

Ведение табеля необходимо для того, чтобы не возникло претензий у проверяющих из налоговых органов. Дело в том, что если табель отсутствует, а заработная плата работникам предприятия начислялась и выплачивалась, налоговики не примут такие расходы при проверке правильности расчета налога на прибыль. Это грозит предприятию доначислением налога, штрафом от 20 до 40% от доначисленной суммы и пенями за просрочку платежа (ст. 122 первой части Налогового Кодекса РФ). Те же проблемы возникнут, если табель ведется, но зарплата начислена за дни, которые не отмечены в табеле как фактически отработанные.

Кроме сотрудников ИФНС, табель заинтересует и проверяющих из Фонда Социального Страхования. Именно из средств этого фонда оплачиваются пособия по больничным листам работников. Количества дней, оплаченных по больничному листу, должно совпадать с количеством дней болезни, проставленных в табеле, иначе не избежать проблем с ФСС.

Представителей трудовой инспекции также заинтересует табель учета. Соблюдаются ли нормы сверхурочной работы, предоставляются ли предусмотренные законодательством дни и часы отдыха и так далее. При любом нарушении трудового законодательства организация может быть оштрафована на сумму от тридцати до пятидесяти тысяч рублей, а руководство организации от 1000 до 5000 рублей. (Глава 5 КОАП, Ст. 5. 27).

На основании табеля составляются отчеты по труду в органы статистики (форма П-4).

Табель важен и для работников предприятия. Например, при наличии тяжелых, опасных, вредных условий труда, учитываемых при начислении пенсии. Такие табели организации должны хранить 75 лет, и они служат подтверждением особого стажа работника. Обычные табели хранят пять лет.

Каким образом рассчитывается и кто имеет право на выплату компенсации за неиспользованный отпуск читайте здесь. В каких случаях увольнение по инициативе работодателя считается законным?

Кто и каким образом заполняет

Табель учета — первичный документ, имеет унифицированные формы NТ-12 и Т-13.

Существует два способа ведения учета: либо в табеле учета фиксируются все явки и неявки сотрудников, либо только отклонения, в частности, сверхурочное время, опоздания, прогулы и т.д.

Он ведется отдельно в каждом структурном подразделении. Заполняется в единственном экземпляре сотрудником, имеющим на это полномочия. Такая обязанность может быть зафиксирована в трудовом договоре, либо в приказе.

По окончании каждого месяца табели подписывают сотрудник кадровой службы и руководитель данного подразделения, после чего передают его в бухгалтерию.

В отдельных случаях делают дополнительный лист к табелю. Это происходит, если сотрудник увольняется в начале месяца и нужно произвести все выплаты в день его увольнения. И в случае, если объяснения неявки на работу получены от работника в следующем месяце после неявки, также сдается дополнительный лист с уточненными сведениями по этому работнику.

При приеме на работу сотрудника включают в табель и ему присваивают индивидуальный табельный номер, который используется в документах по учету труда, а также и по начислению заработной платы. После увольнении работника его табельный номер обычно не используют в течение нескольких лет.

Работающие по гражданско-правовым договорам в табель не включаются в соответствии с Трудовым кодексом (часть 8, статья 11).

Отметки в табеле проставляются на основании первичных учетных бухгалтерских документов в случае, если нужно отметить неявку сотрудника по различным причинам, а также переработку, командировку, отпуск и другие отступления от обычных условий труда.

К таким первичным документам относятся:

  • листок нетрудоспособности;
  • справка о выполнении общественных или государственных обязанностей;
  • приказ о командировке работника;
  • письменное предупреждение о факте простоя;
  • приказ об очередном отпуске;
  • заявление на совместительство

и другие.

Форма графика отпусковКак рассчитать отпускные работнику?

В табеле по каждому сотруднику заполняют:

  • номер по порядку;
  • фамилию, инициалы;
  • специальность либо должность;
  • табельный номер.

На каждую дату заполняют 2 строки: первая — код рабочего времени, вторая —отработанные часы.

Коды рабочего времени стандартизированы, существуют в буквенном и цифровом выражении. Они приведены в виде таблицы (титульный лист Табеля учета Формы Т-12). В кодах зафиксированы все основные причины и основания выхода и невыхода на работу.

Образец заполнения:

образец заполнения графика учёта рабочего времени

Основные коды для заполнения табеля учета рабочего времени

Вид рабочего времени Буквенный код Цифровой код
Рабочий день Я 01
Служебная командировка К 06
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09
Отпуск по беременности и родам Р 14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет ОЖ 15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя ДО 16
Временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству Б 19
Выходные дни и нерабочие праздничные дни В 26
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) НН 30

Скачать шаблон табеля учёта рабочего времени — форма Т-13.
Скачать шаблон табеля учёта рабочего времени — форма Т-12.

Комментариев: 2

  1. Анастасия:

    Очень хорошая статья, понятным и доступным языком все написано. У меня имелись некоторые вопросы о правильности заполнения данного табеля, после прочтения статьи вопросы исчерпаны.

  2. Ольга Милюкова:

    да, это очень ответственно- вести такой табель. я в своё время была принята на должность секретаря, месяца два, как работала ,тоже заполняла. с непривычки довольно сложно, особенно для тех, кто не имеет внутренней самодисциплины -ведь если не заполнишь в один день, вряд ли на следующий вспомнишь, как другие работали, во сколько ушли и т.д. а так табель — очень полезная вещь! но хочется всегда, чтобы тот ,кто его ведет, не был чересчур стог)

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *