Должностная инструкция офис-менеджера: права, обязанности и ответственность



Для того, чтобы определиться с должностными обязанностями офис-менеджера, в первую очередь необходимо понимать, что это за должность и в чем ее отличие от должности секретаря. Дело в том, что в российских компаниях зачастую такие понятие как «секретарь» и «офис-менеджер» являются равнозначными, секретарей называют офис-менеджерами, и наоборот. Это в корне неправильно.

должностная инструкция офис-менеджера

Секретарь – это понятие устаревшее, оно относится к той организации компаний, фирм и предприятий, которые вряд ли являлись клиентоориентированными, которые чаще имели в качестве профильной деятельности производственную, торгово-закупочную и пр. В этом плане в должностные обязанности секретаря входили ответы на телефонные звонки, организация чайного/кофейного стола для руководителя и его гостей, выполнение мелких поручении в виде отправки писем, копирования документов, вызова курьера, водители и т.п.

Коренное отличие должности офис-менеджера от секретаря заключается в наделении последнего организационными и управленческими функциями.

Офис-менеджер — это должность, которая на несколько ступеней выше должности секретаря.

В чем заключаются должностные обязанности, то есть права, обязанности и ответственность офис-менеджера? Предлагаю разобраться поподробнее.

У нас Вы можете узнать как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск,  в каких случаях она возможна, а также стоит ли указывать причину увольнения в резюме.

Что касается организационной составляющей деятельности офис-менеджера, то речь идет об управлении техническим персоналом, младшим и средним секретариатом. Офис-менеджер отвечает за оснащение офиса и компании в целом канцелярскими товарами и принадлежностями, курирует документооборот, заказывает курьеров и координирует работу водителей.

Ответы на входящие звонки никто не отменял, но достаточно большую часть времени офис-менеджер осуществляет исходящие звонки. Это могут быть звонки поставщикам, производителям, смежным компаниям и фирмам, значимым клиентам и т.д.

 CRM-системы и ERP-системы. Что это  и насколько эффективно их использование в работе?

Возможно, Вас также заинтересуют должностные обязанности секретаря.

Управленческие функции офис-менеджера также имеют достаточно весомую значимость. Помимо того, что данная должность подразумевает курирование и поддержку работы младшего персонала офиса, зачастую офис-менеджеры координируют работу кадровых служб, административно-хозяйственного отдела и других подразделений компании.

В некоторых компаниях практикуется должностная замена офис-менеджером отсутствующих сотрудником. Речь идет о больничных, отпусках и других причин отсутствия.

Скачать должностную инструкцию офис-менеджера.

Комментариев: 2

  1. Виктория:

    На самом деле профессия офис-менеджера, становясь все более актуальной, приобретает новые качественные черты. Офис-менеджер — это действительно сформированный управленец на своей ступени карьерной лестницы. Человек, желающий получить эту должность, обязан совмещать в себе ряд личностных качеств и несомненно быть прирожденным лидером. В потоке своих обязанностей и большой ответственности он должен оставаться стрессоустойчивым и уметь принимать решение при недостатке информации, а также в условиях ограниченного времени. Лишь такой человек сможет повысить результативность любой организации.

  2. Sofia:

    Должность офис-менеджера хороша тем, что является отличным стартом для дальнейшей карьеры. Этот сотрудник узнает механизмы функционирования организации изнутри и имеет отличные возможности для саморазвития. Главное — проявить себя в качестве амбициозного и лояльного работника.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *