Роль секретаря в современном офисе



Секретарь – очень важный сотрудник для любой компании. Он имеет массу различных служебных обязанностей, так как выполняет вспомогательную функцию на всех уровнях деятельности. В наше время требования к представителю этой профессии довольно высоки. В первую очередь каждый секретарь должен иметь навык работы с компьютером на уровне не ниже продвинутого пользователя, быть коммуникабельным и аккуратным, пунктуальным и обязательным. Приветствуется знание иностранных языков и наличие специальных навыков, характерных для деятельности конкретной компании.

должностные обязанности секретаря

Существует несколько градаций секретарей. Небольшие фирмы имеют одного, который занимается всеми вспомогательными вопросами. Крупные организации могут иметь целый штат из секретарей. Они могут быть приставлены к конкретному должностному лицу и исполнять роль его помощника, или же быть в составе каждого структурного подразделения, также существуют ученые секретари научных советов и секретари коллегии.

Должностная инструкция секретаря – это основной организационно-правовой документ. Он регламентирует деятельность, характер работы, основные положения организации. Именно на этот документ опирается секретарь в установке взаимоотношений с сотрудниками компании. Круг обязанностей секретаря зависит от многих факторов. Это и специфика работы компании, степень требований и доверия со стороны руководства и т.д.

Существует стандартный набор управленческих операций обслуживания документации, выполняемый всеми секретарями, дальнейшие инструкции могут включать различные творческие или технические работы.

Откликаясь на вакансию секретаря, будущий работник должен детально ознакомиться с должностными инструкциями. Это позволит объективно оценить объемы работы и список необходимых профессиональных навыков.

Квалификационный справочник, утвержденный министерством труда, предъявляет такие основные требования к кандидату стремящемуся занять должность секретаря:

  1. Требования к квалификации: высшее профессиональное образование или среднее специальное образование. В первом случае отсутствует требование к стажу работы, а во втором кандидат должен проработать не менее двух лет по специальности.
  2. Требования к знаниям:
    • нормативные документы и руководящие материалы, регулирующие деятельность предприятия и ведение делопроизводства,
    • структурапредприятия, руководящий состав,
    • методика обработки и оформления документации, стандарты пользования и оформления деловых писем с использованием типовых форм, а также архивное дело,
    • Коммуникационные навыки, основы этики и эстетики, навыки ведения деловых переговоров,
    • Правила внутреннего распорядка, основы административного права и трудового законодательства, а также нормы охраны труда,
    • Правила эксплуатации вычислительной техники и машинопись.

Основные обязанности секретаря:

  1. Прием телефонных звонков,
  2. Работа с документацией: систематизация, оформление, подготовка, определение степени важности, хранение и рассылка,
  3. Распределение времени и планирование рабочего графика. Планирование приема гостей,
  4. Заказ авиабилетов и гостиниц,
  5. Участие в деловых переговорах,
  6. Обеспечение офиса необходимыми принадлежностями (заказ канцтоваров и прочего).

Сложность работы секретаря заключается в огромном спектре его должностных обязанностей. Секретарь также должен подстраиваться под график работы начальства, что подразумевает большое количество работы в нерабочее время.

Смотрите также статью о расчёте налога на прибыль, таблицу расчёта платежей при аннуитетном и  дифференцированном платежах (есть файл для скачивания). Возможно Вас также заинтересует наша статья о секретах создания эффективного резюме.

Образец заполнения формы Р13001, используемой при некоторых изменениях, касающихся юридического лица.

Расчёт рентабельности Вашего бизнеса.

В современном обществе образ секретаря представляется обывателям, как образ работника, чьими основными обязанностями являются ответы на звонки и подача кофе начальству, однако это очень далеко от правды. Работа секретаря крайне сложная и напряженная, она подразумевает огромную ответственность, ведь от работы человека на этой должности во многом зависит работоспособность всей компании. Необходимо иметь крепкую нервную систему, определённый тип мышления, быть всегда готовым выйти на работу в свободное время и держать в голове массу информации. Работа секретаря не для всех.

Комментариев: 5

  1. Ольга Ро:

    Соглашусь с тем, что работа секретарём — далеко не для всех. Она требует крепких нервов, внимания, очень хорошей памяти, расторопности. За свою жизнь мне два раза довелось поработать секретарём. Первый раз — сразу после окончания вуза. На меня навалилась куча обязанностей, и я просто разрывалась между тем, чтобы отвечать на входящие звонки, подавать кофе начальству и их гостям, заказывать билеты и бронировать гостиницы, а ещё нужно было следить за тем, чтобы в офисе не было недостатка в канцтоварах и бумаге.. да ещё куча всяких обязанностей. И никаких должностных инструкций не было.
    Второй раз я работала уже помощником руководителя. Суть та же, но ранг повыше.
    И опять же, на вопрос о должностных инструкциях я получила только удивление: «Какая такая инструкция?»
    Может, не в тех местах я работала? 🙂

  2. Наналья:

    Секретарь всегда играл большую роль, не только в современном офисе. Работы у секретарей много. Можно сказать, что это второе лицо после директора фирмы. Все договора, встречи проходят через секретарей.

  3. Виктория:

    Секретарь это правая рука руководителя, это довольно ответственная и серьёзная должность. Это не просто ответы на звонки и набор текстов. Опытный секретарь способен стать, по сути, вторым после начальника лицом на предприятии, поскольку именно через секретаря проходит вся входящая и исходящая информация, именно секретарь в курсе всех событий, которые происходят на фирме.

  4. Евгений:

    Секретарь — это лицо офиса. Хоть жена и ревнует к ним, но я очень тщательно выбираю себе сотрудников. Красота секретаря идет на первом месте, ну и за высшее образование не забываю.

  5. Виталий Мищенко:

    У меня действительно есть знакомые которые начинали работать секретаршами,а сейчас занимают руководящие должности.Все большое начинается с малого.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *